A사는 약 45명 정도 규모의 물류회사입니다. 물류창고 및 사무실 등으로 업무공간이 나뉘어져 있으며 직원에 따라 PC를 사용하는 직원과 안하는 직원이 따로 있습니다. 관리자는 관리자는 기업에서 실제로 필요한 소프트웨어 및 클라우드 서비스를 구매하고 무형IT자산의 관리가 필요하다고 느끼고 있습니다.
사용량 측정
SUA 미도입시:
구매업체가 제시하는 수량 그대로 구매했고, 실제로 얼마나 필요한지 파악하지 못하고 사용하고 있다.
- 내부에서 사용되는 소프트웨어에 대해서 제대로 파악하지 못하고 있었고 이로 인해서 불법적인 사용도 있었다.
- 업무에 사용되는 소프트웨어(응용SW, S사의ERP 등)에 대하여 구매수량을 제대로 파악하지 못하고 있었고, S사의 ERP의 경우 유지보수에 대한 비용을 실제 사용하는 만큼이 아닌 전체에 대하여 지불하고 있었다. (앞으로 클라우드 기반 전환 시 지불은 user당으로 계산되어서 납부 해야 하는 걸로 보여짐)
- 대표적인 응용 SW의 경우 SUA미도입으로 인하여 PC수만큼 구매하였고 880만원(40만원(단가)*22(도입 시 PC수)의 비용이 발생하였다.
- S사의 ERP의 경우 모회사에서 구매한 제품으로 SUA의 사용 분석 없이 전체 사용자(45명)만큼의 유지보수 비용 5,000만원을 매년 지불예상.
SUA 도입시:
SUA를 통해 기업에서 실제로 얼마나 필요한지 파악이 가능해져서 실제 필요한 수만큼 구매할 수 있었다.
또한 구매하지 않은 제품에 대한 설치여부를 파악할 수 있어서 나중에 발생할 수 있는 불법사용으로 인해서 발생하는 비용을 사전에 방지할 수 있었다.
- 업무용 소프트웨어의 실제 사용량을 측정하여 필요한 만큼에 구매하였다. 한글의 경우 분석을 통하여 실제 사용량(8개)에 기반하여 구매하였다.
- 구매비용: 320만원(40만원(단가) X 8)
- S사의ERP의 사용분석을 통해 실제 사용량은 전체사용자의 approx 60%만이 사용하고 있다. 따라서 유지보수 비용도 60%를 지불하는 근거를 마련할 수 있다.
- 분석을 통해 실제 지불해야할 유지보수 비용: 3,000만원 (5,000만원(전체인원에 대한 유지보수비용)X 60%)
- S사의 ERP 유지보수에 대한 절약비용: 대략 2,000만원( approx 40% 가능)
사무 응용SW 구매에 대한 절약비용: 560만원(approx 63%) = 880만원 – 320만원
사용 통계 분석
SUA 미도입시:
직원들의 평소 업무패턴을 파악하기 어렵고 인사평가에 대한 데이터를 얻을 곳이 없다.
SUA 도입시:
직원 각 개인들의 평소 업무에 사용하는 어플리케이션 분석을 통해서 업무 효율 및 생산성 평가가 가능해졌다.
- 업무에 사용되는 DATA에 대한 수치화된 분석결과를 제공하여 업무 효율 및 직원들의 생산성을 평가할 수 있었다.
- SUA 사용하고 있는 고객인 P사는 S사의(ERP 솔루션), H 사무용SW , M사 오피스SW 에 대한 분석결과를 바탕으로 부서별 사용자별 사용현황을 파악하여 실제 업무에 얼마나 활용되는지 파악이 가능했다.
PC 사용에 대한 데이터를 바탕으로 외부 유출 등에 대한 사고 시 추적에 대한 근거로 활용할 수 있었다.
설치 관리 및 자산관리
SUA 미도입시:
부서별로 필요한 애플리케이션을 개별적으로 설치하고 관리하여 불편했다.
회사에서 구매한 소프트웨어가 유출을 막지 못하여 실제 구매한 수량보다 더 사용되는 것으로 표시된다.
라이센스 관리가 제대로 되지 않아 일부 직원들이 불법 소프트웨어를 사용하는 사례가 발생했다.
부서에 전산
- 고객인 P사는 계약 이전에는 회사 내에서 사용되는 소프트웨어의 수량과 계약 수량에 대해서 제대로 파악이 되지 않았다.
- 일부 소프트웨어는 불법적으로 사용되고 있었다.
SUA 도입시:
회사내 IP에서만 설치가 가능하도록 관리할 수 있어 회사의 무형IP자산의 외부 유출을 막을 수 있었다.
버전 및 설정을 통일하여 호환성 문제를 해결했다.
애플리케이션 설치 및 접근권한 통제를 통해서 보안을 강화했다.
SUA 도구를 통해 전사적으로 사용 중인 소프트웨어와 하드웨어의 현황을 정확히 파악할 수 있었다.
라이센스 관리가 용이해져 불법 소프트웨어 사용을 방지할 수 있었다.
자산 현황 파악을 통해 효율적인 자원 배분이 가능해졌다.
- 시지태테크놀러지와의 계약을 통해서 회사에서 소유하고 있는 소프트웨어와 필요한 소프트웨어에 대해서 정확히 파악할 수 있었다.
- 그 외 회사 내부에서 불법적으로 사용되던 소프트웨어도 정품화 할 수 있었다.
- 고객인 P사에서 보유하고 있었던 정확인 22대의 PC의 OS에 대하여 정품화, 한컴오피스 한글 제품에 대하여 필요한 수량만 산출하여 해당 수량만큼만 구매하여 사용할 수 있었다.
- 한글을 분석없이 전체수량으로 구매했을 경우 추가로 발생했을 금액
- 예) 40만원(A SW사의 단가) X 14 = 560만원
- P사에 제공된 소프트웨어의 사용처와 세부정보에 대하여 전반적인 관리가 가능해졌다.
구독관리 및 계정관리
SUA 미사용시:
부서별로 필요한 구독 서비스를 개별 구매하여 중복 구독이 발생했다.
퇴사한 직원의 구독 해지가 지연되어 불필요한 비용이 발생했다.
라이센스 수량을 초과하여 사용하는 경우가 있어 추가 비용이 발생했다.
구독 기간 만료로 인한 서비스 중단 사례가 있었다.
- 사용자 관리가 어려워 불필요하게 발생하는 구독비용들이 있었다.
- P사는 퇴사자 및 신입으로 사용자의 유동이 발생할 때 클라우드 사용의 계정사용자에 대한 대응이 어렵다.
SUA 사용시:
구독 라이센스 수량, 기간, 사용자 등을 중앙에서 체계적으로 관리할 수 있었다.
퇴사자 구독 자동 해지 및 갱신 알림 기능을 통해 불필요한 비용 지출을 최소화했다.
구독 기간 만료 전 관리를 통해서 서비스 중단을 방지할 수 있었다.
실제 필요한 만큼만 구독하여 비용 절감 효과가 있었다. <참고. 표 1>
- P사는 계약 시 일괄 사용자 등록과 이메일 백업에 대한 지원을 요청하여 해당 사항에 대한 지원이 이루어졌다.
- P사는 계약기간 동안 총 86건의 기술지원 요청이 있었고, 시지태테크놀러지사는 고객 P사의 계정과 무형IT자산의 관리 및 기술지원을 담당하고 있다.
- 사용자 관리에 대한 요청사항이 계약기간 동안 23회가 있었으며 해당 사용자에 대한 계정 생성 및 삭제에 대한 지원을 하고 있다.
- SUA의 계정관리 서비스를 통해서 사용자 유동에 대해서 제대로 반영되지 못했을 경우 30% 이상의 불요한 비용이 발생할 수 있었다.
- 8명의 퇴사자가 발생하였고 해당 사용자들의 즉각적인 조치로 인하여 발생할 수 있는 유령계정에 대한 비용을 더 이상 발생하지 않았다.
- 예) 예상비용: \ 80만원(1인당 발생하는 클라우드 제품들 월구독비용)X8 = \640만원/월
사용분석 결과에 따라 사용자에게 할당 구독 종류를 맞춤으로 할당할 수 있었다.
- 기본적으로 M사의 클라우드 사무용 구독 서비스 일괄적으로 배분하는 것이 아닌, 사용 패턴에 맞는 구독서비스 및 사용량 업무에 맞춰서 서비스 구독을 할당하였다.